آنچه از مبحث بودجه باید دانست؟

بودجه بندی یکی از ابزارهای اصلی برای پیش بینی های کوتاه مدت و ابزاری ضروری برای تبدیل برنامه های ذهنی به واقعیت عینی در یک شرکت تعاونی است.

تصمیماتی که مدیران شرکتهای تعاونی درجهت مدیریت عملیات شرکت و توسعه فعالیت‌های آن اتخاذ می کنند، تا حد زیادی در گرو پیش بینی از وقایع آینده است. آنان با پیش بینی های کوتاه مدت و بلندمدت خود برنامه های مالی شرکت را برای دوره های مشخص (معمولا ً شش ماه تا یکسال ) تدوین می کنند. ضروری است که در این برنامه ها، انعطاف لازم برای رویارویی با موقعیت‌های مختلفی که فراروی تعاونی قرار دارند، در نظر گرفته شود. در این میان، بودجه بندی یکی از ابزارهای اصلی برای پیش بینی های کوتاه مدت در یک شرکت تعاونی است. در یک برنامه بودجه ای اقلام مختلفی نظیر هزینه های ثابت و متغییر شرکت، پیش بینی میزان فروش وغیره در نظر گرفته می‌شود.

مدیران تعاونی برای آنکه بتوانند جریان‌های وجوه نقد شرکت، سودآوری و وضع مالی آن را در یک دوره زمانی مشخص محاسبه کنند، اقلام فوق را با یکدیگر ترکیب کرده و به کمک تحلیل‌های مالی که بر روی این اقلام انجام میدهند، اطلاعاتی بدست میآورند. این اطلاعات به آنها برای تعیین بودجه آتی شرکت کمک میکند.

بودجه چیست؟ اگر چه ممکن است با این واژه آشنا باشید اما بطور ساده هرگاه تخمین بزنید که چه مقدار وجه نقد پس از پرداخت هزینه ها در یک ماه فعالیت برایتان باقی میماند، بودجه را تعیین کرده اید.

بودجه ابزاری ضروری برای تبدیل برنامه های ذهنـی بـه واقعیـاتی عینـی است.

بودجه به تمرکز افکار و منابع شما در جهتی موثر کمک می کند. این ابزار نشان میدهـد کـه چه مقدار وجه نقد باید خرج کنید. هزینه های شما چه اقلامی را شامل مـیشـود. از نتیجـه عملیات چه مقدار باید عاید شما شود؟ با برنامه ریزی بر روی کاغذ شما ریسک کسب و کارتان را حداقل می کنید. یک برنامه بودجه خوب به طور منطقی به شما در سازماندهی، هـدایت و برانگیزاندن کارکنان در دستیابی به اهداف مالی شرکت کمک می کند.

بودجه، پیش بینی تمام منابع و هزینه های نقدی شرکت است. ساختار بودجه همانند ترازنامه مالی است و یک دوره ١٢ ماهه را در برمیگیرد. درپایـان سـال درآمـد و هزینـه هـای پیش بینی شده در بودجه با عملکرد واقعی شرکت که در اسناد مـالی ثبـت شـده انـد، مقایسـه می شود.

چرا بودجه را تهیه می کنیم؟

بودجه با کمک به تخمین نیازها، نحوه هزینه کردن و جریان کلی نقـدینگی برنامـه آتی شانس شما را برای دستیابی به موفقیت افزایش میدهد. بودجه به شما اجازه میدهد، قبل از وقوع مشکلات آنها را پیش بینی کرده و تدابیر لازم را برای رویارویی با آنها اتخاذ کنید.  در شرکتها بودجه با بررسی حجم سرمایه ای که شما در اختیـار داریـد، ضمن تعیین اینکه آیا سرمایه شما برای دستیابی به اهداف مالی شرکت مناسب است یا خیر؟ رهنمودهایی جهت تعیین نحوه استفاده از آن در آینده ارائه می کنید. به عنوان بخشـی از یـک برنامه تجاری، بودجه به مدیران اطمینان میدهد که برنامـه را شـناخته و نیـازهـای آن را پیش بینی کرده اند. یک برنامه بودجه ای اقلام زیر را نشان میدهد:

وجوه نقد مورد نیاز برای مواد و نیروی انسانی.

کل هزینه های شروع کار .

هزینه های روزانه نگهداری.

نیازهای مالی برای پشتیبانی عملیات شرکت.

سود مورد انتظار.

اگر برنامه بودجه ای سال آینده شما نشان دهد که بیشتر از آنچه در اختیار دارید، نیازمنـد منابع مالی هستید، در اینصورت میتوانید برنامه هایتان را با روشهای زیر متعادل کنید:

کاهش هزینه ها (به عنوان مثال، استخدام کارکنان کمتر،خرید لوازم اداری ارزانتر،حذف یک خط تلفن. افزایش فروش ( به عنوان مثال، فـروش محصـولات یـا خـدمات بیشـتر، ارائـه یـک  محصول جدید، توسعه بازار محصول خود در مناطق جغرافیایی بیشتر )کاهش سطح انتظارات خود ازسطح سود هر شرکتی قبل از سرمایه‌گذاری در تجهیزات یا سایر دارایـی هـای جدیـد یـا امضـای قراردادهای تجاری، باید برنامه بودجه خود را تهیه کند. جهت اطمینان از دستیابی به اهـداف ابتدا اعداد را بر روی کاغذ بیاورید، در صورت نیاز آنها را در هر زمانی کـه لازم بـود اصـلاح کنید.

شاخص اصلی در تعیـین سـودآوری شـرکتهـای تعاونی، رضایت اعضاء از عملکرد تعاونی در تامین نیازهای آنها است. قبـل از تهیـه بودجـه  باید به سئوالات زیر پاسخ دهید چه مقدار سود در یـک سـال مـالی از عملیـات خـود انتظـار دارید؟  چه مقدار هزینه برای بدست آوردن ایـن میـزان سـود بایـد لحاظ کنیـد؟ حجم فـروش شرکت برای پوشش سود مورد انتظار و هزینه ها باید در چـه حـدی باشـد؟  بودجـه بنـدی بـا پیش بینی اولیه سود یا فـروش مـورد انتظـار آغـاز مـی شـود. شـرکتهـای کوچـک معمـولا بودجه بندی را با تخمین سود شروع می‌کنند. برنامه بودجه تدوین شده ممکن است در طـول سال با تغییر شرایط نیازمند تعدیل باشد. اغلب به منظور منعطف کردن بودجه در مقابـل ایـن تغییرات بودجه های سالانه به بودجه فصلی یا ماهانه تقسیم می‌شـوند. بـرای شـرکتهـایی بـا ساختارهای بخشی یا فعال در چندین زمینه کاری از یک برنامه بودجه کل استفاده مـی شـود. بودجه کل شامل مجموع های از بودجه های مجزا و دارای روابط درونی است.

بـه عبـارت دیگر در بودجه کل برای بخشهای مختلف شرکت به صورت جداگانه فرآینـد بودجـه بنـدی انجام میشود و در نهایت همه این بودجه بندیها در یک برنامه کل منعکس می شوند.

احسان بختیاری مدیر مالی و اداری اتاق تعاون کرمان