آنچه از مبحث بودجه باید دانست؟

بودجه بندي يكي از ابزارهاي اصلي براي پيش بيني هاي كوتاه مدت و ابزاري ضروري براي تبديل برنامه هاي ذهني به واقعیت عيني در يك شركت تعاوني است.

تصميماتي كه مديران شركتهاي تعاوني درجهت مديريت عمليات شركت و توسعة فعاليت‌هاي آن اتخاذ مي کنند، تا حد زيادي در گرو پيش بينی از وقايع آينده است. آنان با پيش بينی هاي كوتاه مدت و بلندمدت خود برنامه هاي مالي شركت را براي دوره هاي مشخص (معمولا ً شش ماه تا يكسال ) تدوين مي کنند. ضروري است كه در اين برنامه ها، انعطاف لازم براي رويارويي با موقعيت‌هاي مختلفي كه فراروي تعاوني قرار دارند، در نظر گرفته شود. در اين ميان، بودجه بندي يكي از ابزارهاي اصلي براي پيش بيني هاي كوتاه مدت در يك شركت تعاوني است. در يك برنامه بودجه ای اقلام مختلفي نظير هزينه هاي ثابت و متغيير شركت، پيش بيني ميزان فروش وغيره در نظر گرفته مي‌شود.

مديران تعاوني براي آنكه بتوانند جريان‌هاي وجوه نقد شركت، سودآوري و وضع مالي آن را در يك دورة زماني مشخص محاسبه كنند، اقلام فوق را با يكديگر تركيب کرده و به كمك تحليل‌هاي مالي كه بر روي اين اقلام انجام ميدهند، اطلاعاتي بدست ميآورند. اين اطلاعات به آنها براي تعيين بودجة آتي شركت كمك ميكند.

بودجه چيست؟ اگر چه ممكن است با اين واژه آشنا باشيد اما بطور ساده هرگاه تخمين بزنيد كه چه مقدار وجه نقد پس از پرداخت هزينه ها در يك ماه فعاليت برايتان باقي ميماند، بودجه را تعيين کرده ايد.

بودجه ابزاري ضروري براي تبديل برنامه هاي ذهنـي بـه واقعيـاتي عينـي است.

بودجه به تمركز افكار و منابع شما در جهتي موثر كمك مي کند. اين ابزار نشان ميدهـد كـه چه مقدار وجه نقد بايد خرج کنيد. هزينه هاي شما چه اقلامی را شامل مـیشـود. از نتيجـه عمليات چه مقدار بايد عايد شما شود؟ با برنامه ريزي بر روي كاغذ شما ريسک كسب و كارتان را حداقل مي کنيد. يك برنامة بودجة خوب به طور منطقي به شما در سازماندهي، هـدايت و برانگيزاندن كاركنان در دستيابي به اهداف مالي شركت كمك مي کند.

بودجه، پيش بينی تمام منابع و هزينه هاي نقدي شركت است. ساختار بودجه همانند ترازنامة مالي است و يك دورة ١٢ ماهه را در برميگيرد. درپايـان سـال درآمـد و هزينـه هـاي پيش بيني شده در بودجه با عملكرد واقعي شرکت که در اسناد مـالي ثبـت شـده انـد، مقايسـه مي شود.

چرا بودجه را تهيه مي کنیم؟

بودجه با كمك به تخمين نيازها، نحوة هزينه کردن و جريان كلي نقـدينگي برنامـة آتي شانس شما را براي دستيابی به موفقيت افزايش ميدهد. بودجه به شما اجازه ميدهد، قبل از وقوع مشكلات آنها را پيش بيني کرده و تدابير لازم را براي رويارويی با آنها اتخاذ کنید.  در شركتها بودجه با بررسی حجم سرمايه ای كه شما در اختيـار داريـد، ضمن تعيين اينكه آيا سرمايه شما براي دستيابي به اهداف مالي شرکت مناسب است يا خير؟ رهنمودهايي جهت تعيين نحوه استفاده از آن در آينده ارائه مي کنید. به عنوان بخشـي از يـك برنامة تجاري، بودجه به مديران اطمينان ميدهد كه برنامـه را شـناخته و نيـازهـای آن را پيش بيني کرده اند. يک برنامه بودجه ای اقلام زير را نشان ميدهد:

وجوه نقد مورد نياز براي مواد و نيروي انساني.

كل هزينه هاي شروع كار .

هزينه هاي روزانه نگهداري.

نيازهاي مالي براي پشتيباني عمليات شركت.

سود مورد انتظار.

اگر برنامه بودجه ای سال آينده شما نشان دهد كه بيشتر از آنچه در اختيار داريد، نيازمنـد منابع مالي هستيد، در اينصورت ميتوانيد برنامه هايتان را با روشهاي زير متعادل کنید:

كاهش هزينه ها (به عنوان مثال، استخدام كاركنان كمتر،خريد لوازم اداري ارزانتر،حذف يك خط تلفن. افزايش فروش ( به عنوان مثال، فـروش محصـولات يـا خـدمات بيشـتر، ارائـه يـک  محصول جديد، توسعه بازار محصول خود در مناطق جغرافيايی بيشتر )كاهش سطح انتظارات خود ازسطح سود هر شركتي قبل از سرمايه‌گذاري در تجهيزات يا ساير دارايـي هـاي جديـد يـا امضـاي قراردادهاي تجاري، بايد برنامة بودجه خود را تهيه کند. جهت اطمينان از دستيابي به اهـداف ابتدا اعداد را بر روي كاغذ بياوريد، در صورت نياز آنها را در هر زماني كـه لازم بـود اصـلاح کنید.

شاخص اصلی در تعيـين سـودآوری شـرکتهـای تعاونی، رضايت اعضاء از عملکرد تعاونی در تامين نيازهای آنها است. قبـل از تهيـة بودجـه  بايد به سئوالات زير پاسخ دهيد چه مقدار سود در يـك سـال مـالی از عمليـات خـود انتظـار داريد؟  چه مقدار هزينه براي بدست آوردن ايـن ميـزان سـود بايـد لحاظ کنيـد؟ حجم فـروش شرکت براي پوشش سود مورد انتظار و هزينه ها بايد در چـه حـدی باشـد؟  بودجـه بنـدي بـا پيش بيني اوليه سود يا فـروش مـورد انتظـار آغـاز مـی شـود. شـركتهـاي كوچـك معمـولا بودجه بندي را با تخمين سود شروع مي‌کنند. برنامه بودجة تدوين شده ممكن است در طـول سال با تغيير شرايط نيازمند تعديل باشد. اغلب به منظور منعطف کردن بودجه در مقابـل ايـن تغييرات بودجه هاي سالانه به بودجة فصلي يا ماهانه تقسيم مي‌شـوند. بـراي شـركتهـايي بـا ساختارهای بخشی يا فعال در چندين زمينة كاري از يك برنامة بودجة كل استفاده مـی شـود. بودجة كل شامل مجموع هاي از بودجه هاي مجزا و داراي روابط دروني است.

بـه عبـارت ديگر در بودجه کل برای بخشهای مختلف شرکت به صورت جداگانه فرآينـد بودجـه بنـدی انجام میشود و در نهايت همه اين بودجه بندیها در يک برنامه کل منعکس می شوند.

احسان بختياري مدير مالي و اداري اتاق تعاون كرمان